Buukkaus on kriittinen ensiaskel myyntiprosessissa kohti toteutunutta myyntiä. Hyvin tehty buukkaus mahdollistaa yritykselle kannattavan kasvun.
Se on myös markkinointia, sillä käydessään keskusteluita potentiaalisten asiakkaiden kanssa yritys saa arvokasta tietoa markkinoista sekä lisäävät oman kohderyhmän tietoisuutta yrityksen palveluista. Tältä sivulta löydät lisätietoja siitä, miten buukkaus toimii, mihin sitä käytetään ja milloin buukkauspalvelut kannattaa ostaa osaavalta palveluntarjoajalta.
Harvard Business Review on todennut, että B2B-ostajat eivät useimmiten etene ostopäätökseen ilman aktiivista myyntikeskustelua. Tämän vuoksi systemaattinen tapaamisten buukkaus on keskeinen osa toimivaa uusasiakashankintaa.
Haluatko lisää myyntitapaamisia? Tutustu buukkauspalveluumme, joka auttaa myyntitiimiänne keskittymään pelkkään kaupantekoon.
Mitä buukkaus tarkoittaa käytännössä?
Buukkaus tarkoittaa myyntitapaamisten sopimista myyjille potentiaalisten asiakkaiden kanssa. Tämä myynnin alkupään työ on usein yritykselle helppo siirtää tietyille työntekijöille tai ulkoistaa kokonaan kumppanille.
Ennen buukkauksen aloittamista on miettiä vastauksia näihin kysymyksiin:
- Mitä buukkauksella tavoitellaan?
- Miten tapaamiset tehdään houkutteleviksi myös potentiaalisille asiakkaille?
- Mikä on oikea kohderyhmä kontaktoitavaksi?
Varsinainen buukkaus tehdään useimmiten puhelimitse, mutta myös sähköposti ja LinkedIn-viestit ovat tehokkaita kanavia B2B-päättäjien tavoittamisessa.
B2B-Buukkaus myynnin tukena
Buukkaus on usein ensimmäinen vaihe myyntiprosessissa kohti toteutunutta myyntiä.
Buukkauksessa ollaan yhteydessä sekä täysin uusille päättäjille niin sanotuille kylmille liideille, että myös lämpimämmille kontakteille, kuten verkkosivujen vierailijoille, yrityksen tapahtumiin ilmoittautuneille osallistujille tai markkinoinnin kautta yhteystietonsa jättäneille päättäjille.
Buukkari voi käydä sekä kylmien, että lämpimämpien liidien kanssa keskusteluja ennen ensimmäistä myyntitapaamista tai hän voi myös palata hylätyn tarjouksen jälkeen tarkistaakseen tilanteen hävityn tarjouskilpailun jälkeen.
Buukkauksella tavoitellaan monenlaisia tapaamisia myynnin tarpeiden mukaan. Esimerkiksi tapaamiset voivat olla ostovalmiiden asiakkaiden tapaamisia, joissa esitetään tarjous, demotapaamisia palveluista kiinnostuneiden päättäjien kanssa tai esittäytymistapaamisia kohderyhmän päättäjien kanssa, joilla luodaan pohjaa tulevalle yhteistyölle.
Tapaamisista kannattaa tehdä houkutteleva potentiaalisille asiakkaille tarjoamalla jo ensitapaamisesta jotain sellaista lisäarvoa, josta asiakas voi hyötyä riippumatta siitä syntyykö asiakkaan kanssa kaupat vai ei.
Buukkaus vs liidien hankinta - mitä eroa niillä on?
Liidien generoinnilla tarkoitetaan yleensä sitä, että yrityksen myynnille etsitään potentiaalisia ostajia ilman myyntitapaamisten sopimista. Liidien generoinnissa liidejä saadaan puheluiden lisäksi sisältö-, sähköposti-, google- tai LinkedIn-markkinoinnin avulla.
Kun liidien generoinnin lopputulemana syntyy lista liideistä, niin ennen myyntitapaamista myynnin täytyy kontaktoida nämä liidit läpi ja sopia myyntitapaamisesta tai tarjouksen lähettämisestä.
Buukkauksessa puolestaan tavoitteena on myyntitapaamisen sopiminen liidin kanssa. Buukkauksen avulla saatu myyntitapaaminen mahdollistaakin asioiden näyttämisen eri tavalla kuin puhelinmyynti. Tapaaminen potentiaalisen asiakkaan kanssa mahdollistaa syvemmän keskustelun asiakkaan lähtötilanteesta sekä palvelun demon tai visuaalisen tarjouksen esittämisen.
Joskus kuitenkin liidien generointi voi olla yritykselle järkevämpi vaihtoehto kuin myyntitapaamisten sopiminen kalenteriin. Tällaisia tilanteita voi olla esimerkiksi seuraavat:
- Myyntikate on niin pieni, että myyntitapaamisia ei haluta järjestää
- Yrityksen myynti haluaa kvalifioida liidit ennen tapaamisia
- Yrityksen myyntiprosessiin kuuluu puhelinmyynti
Miten buukkaus tehdään käytännössä?
Buukkausprosessi alkaa tyypillisesti kohderyhmän määrittelystä, jossa haetaan päättäjätietorekistereistä (esim. Alma Insights, LinkedIn Sales Navigator, Profinder ja Vainu) yritykset ja henkilöt, jotka sopivat ideaaliprofiiliin.
Kun kohderyhmä on tarkastettu ja ladattu soittojärjestelmään voidaan aloittaa kontaktointi. Tämä tehdään usein monikanavaisesti eli esimerkiksi puheluin, sähköpostein ja LinkedInin kautta. Buukkauksessa on samaan aikaan tavoitteena herättää kiinnostus potentiaalisessa asiakkaassa ja toisaalta kartoittaa tätä kiinnostusta. Kun yhteys on luotu, liidi kvalifioidaan varmistamalla tarve, päätösvalta ja asiakkaan sopivuus.
Lopuksi sovitaan tapaaminen ja pidetään huolta siitä, että tapaamisen johtavalla myyjällä on kaikki tarvittavat tiedot, jotta hän pystyy valmistautumaan tapaamiseen. Usein buukkausprosessiin kuuluu myös laadunvarmistus, jossa peruuntuneiden tapaamisten uudelleen sopiminen tai korvaavien tapaamisten sopiminen peruuntuneiden tapaamisten tilalle. Puheluita voidaan myös nauhoittaa ja näin varmistaa haluttu laatu buukkauspuheluissa.
Milloin buukkaus kannattaa ulkoistaa?
Buukkausta ei aina kannata hoitaa yrityksen sisällä. Asiantuntevassa ratkaisumyynnissä on järkevää, että myyjien aika käytetään mahdollisimman tehokkaasti myyntitapaamisiin, tarjousten laatimiseen ja kauppojen voittamiseen, ei kylmäkontaktointiin.
Jos yritys huomaa, että sen tuotteet tai palvelut myyvät hyvin tapaamisissa, buukkauksen ulkoistaminen voi olla kannattava ratkaisu. Ulkoinen kumppani mahdollistaa myyntiaktiviteettien nopean skaalaamisen ilman lisärekrytointeja, sillä buukkaamattomat tapaamiset täyttyvät tehokkaasti.
Lisäksi monilla yrityksillä ei ole omaa osaamista buukkareiden valmentamiseen, laadunvarmistukseen tai prospektointiin. Tällöin ulkoistettu palvelu tarjoaa valmiiksi tuotteistetun ratkaisun myyntiprosessin alkuvaiheeseen ja tukee kasvua.
Jos yritys tähtää uusille markkinoille, kuten Ruotsiin, ulkoinen buukkauspalvelu tuo merkittävää etua paikallisen kielitaidon ja kulttuurin tuntemuksen ansiosta.
Buukkaus palveluna vai oma myyntityö?
Omalla myyntitiimillä on usein mahdollista saavuttaa parempia tuloksia kuin ulkoisella buukkauspalvelulla, koska yritys säilyttää täyden kontrollin prosessista. Kun tapaamiset sovitaan omien myyjien toimesta, voidaan varmistaa laadukas asiakaskokemus, tarkempi kvalifiointi ja kustannustehokkuus. Tämä edellyttää, että tiimi koulutetaan buukkaamaan yhtä tehokkaasti kuin ulkoinen kumppani.
Toisaalta buukkauspalvelun avulla myyntiä tekevien ihmisten työaika on paremmin käytetty itse asiakastapaamisiin, kun buukkaukseen erikoistunut yritys hoitaa alkupään työn tehokkaasti omilla työkaluillaan ja prosesseillaan. Ulkoinen buukkauspalvelu pitää tapaamisten määrän halutulla tasolla myös silloin, kun myyntitiimin aika on sidottu ensitapaamisiin, jatkotapaamisiin ja tarjousten tekemiseen.
Ulkoinen buukkauspalvelu mahdollistaa tapaamismäärän (ja sitä kautta myynnin) nopean kasvattamisen ilman uusia rekrytointeja. Uuden palveluntarjoajan uudet ideat myyntityön kehittämiseen voivat myös antaa uutta vauhtia tilanteessa, jossa myynti ei ole vastannut odotuksia.
Yleisimmät kysymykset buukkauksesta (UKK)
1. Onko buukkaus myyntiä?
Buukkaus ei suoranaisesti ole myyntiä siinä mielessä, että buukkari ei myy mitään puhelimessa. Buukkaukseen kuitenkin kuuluu se, että hyvällä työllä buukkari herättää kiinnostuksen potentiaalisessa asiakkaassa ja perustelee tämän ajankäytön myyntitapaamiseen.
Tavallaan buukkaustyö onkin yhdistelmä myynti- ja markkinointityötä siinä mielessä, että buukkaus käynnistää myyntiprosessin ja voi markkinoinnin tavoin lisätä tietoisuutta kohderyhmässä yrityksen tarjoamista palveluista.
2. Kenelle buukkaus sopii?
Buukkaus sopii yrityksille, jotka haluavat nostaa myyntiä lisäämällä myynnin aktiviteetteja. Erityisen hyvin buukkaus sopii sellaisille yrityksille, joilla ei ole omaa buukkaria tai omien buukkausta tekevien myyjien aika olisi paremmin käytetty ratkaisumyynnissä buukkauksen sijaan.
Kun yritys saa myyntitapaamisista hyvin kauppaa, sen on helppo skaalata myyntiä ostamalla lisää buukattuja myyntitapaamisia. Buukkaus sopii hyvin myös PK-yritysten johtajille, jotka haluavat vapauttaa omaa aikaansa myyntiprosessin alkupäästä.
3. Mitkä ominaisuudet tekevät buukkarista hyvän?
Hyvä buukkari sopii paljon hyviä tapaamisia myynnille. Onnistuminen buukkaustyössä vaatii ahkeruutta, älykkyyttä, sinnikkyyttä ja hyvää tilannetajua. Elämänkokemuksesta sekä työkokemuksesta asiakkaan toimialalta voi olla paljon hyötyä.
Osa buukkareista tekevät luonnollisesti hyvää buukkausta tutustumalla tarkkaan kohdeyritykseen ja päättäjään, olemalla hyviä kuuntelijoita, kysymällä fiksuja jatkokysymyksiä ja tällä tavoin herättävät kiinnostuksen potentiaalisessa asiakkaassa.
Toiset kokeneet buukkarit haluavat esittää hyödyt mahdollisimman tehokkaasti potentiaaliselle asiakkalle. He eivät välttämättä pyri käyttämään pitkää aikaa puheluissa, mutta osaavat herättää luottamuksen keskittymällä päättäjiä kiinnostaviin olennaisiin asioihin ytimekkäästi.
Molemmissa tapauksissa hyvät buukkarit tuovat oman luonteensa esiin ja pyrkivät jättämään päättäjille miellyttävän kokemuksen käydystä keskustelusta.
4. Miten tekoälyä hyödynnetään buukkauksessa?
Buukkauksessa voidaan hyödyntää tekoälyä rikastamaan kohderyhmän liidilistoja. Tällöin buukkari saa käyttöönsä buukkausprojektin kannalta olennaista tietoa kohderyhmän yrityksistä ja päättäjistä.
Tekoälyä voidaan hyödyntää myös esimerkiksi lisätietojen keräämisessä läpiviedyistä keskusteluista.
Viime aikoina kansainvälisessä myynnissä on ruvennut yleistymään myös AI SDR ratkaisut, jossa buukkauksessa hyödynnetään AI botteja etsimään potentiaalisia asiakkaita ja kontaktoimaan näitä (lähinnä sähköpostitse tai LinkedIn-viestien avulla) ihmisbuukkarin rinnalla.
5. Mitä buukkaus maksaa?
Buukkaus on yleensä hinnoiteltu per sovittu tapaaminen (n. 150-400 €/kpl) riippuen buukkauksen haastavuudesta. Haastavuuteen vaikuttaa laatukriteerit sekä valittu kohderyhmä. Buukkausta myydään myös tuntityönä 50-100 €/h sekä sovitun tapaamisen ja tuntityön yhdistelmällä.
Buukkauksen aloituksesta veloitetaan yleensä aloitusmaksu (n. 500-2000 €), jossa palveluntarjoaja tutustuu tarjottaviin palveluihin, sopii asiakkaan kanssa kohderyhmästä, hakee yritys- ja päättäjätiedot, perustaa soittoprojektin sekä kouluttaa buukkarit asiakkaan palveluista ennen buukkaustyön aloittamista.
Usea alan toimija veloittaa myös kuukausimaksun, joka voi pitää sisällään jatkuvan kehitystyön ja päättäjätietojen hankinnan asiakasyrityksen puolesta. Jotkut palveluntarjoajat tarjoavat buukkausta myös kiinteällä kuukausiveloituksella (1500-5000 €/kk).
Miten buukkaus voisi vauhdittaa yrityksenne kasvua?
Laadukas buukkaus on yksi tehokkaimmista keinoista varmistaa yrityksen kannattava kasvu. Jos haluat kuulla lisää parhaista käytännöistämme tai nähdä, miten prosessimme toimii, lue lisää buukkauspalveluistamme. Voit myös ottaa suoraan yhteyttä, niin keskustellaan käytännön toteutuksesta.